Утилизация бумажных архивов

Необходимость утилизации бумажных архивов

Одной из главных составляющих успешной работы любой компании является контроль за сохранностью внутренней информации. Конфиденциальность – один из важнейших элементов безопасности организации. И вовремя и правильно утилизированные бумажные архивы – гарантия сохранности коммерческой тайны предприятия.

Несмотря на то, что в современном мире большинство документов хранятся на серверах и компьютерах в электронном виде, документы на бумажных носителях все ещё являются  важнейшим элементом бухгалтерского учета и делопроизводства на предприятии. Это связано с тем, что только распечатанные на бумаге документы имеют юридическую силу и являются наглядным доказательством трудовых и имущественных взаимоотношений, а также отношений между контрагентами.

На данный момент любой документ на предприятии имеет различную практическую ценность и значимость. Некоторые документы в течение довольно короткого срока становятся не нужными, другие используются и хранятся годами. При этом следует учитывать, что утилизации подлежат только те документы, у которых закончился срок хранения. Процедуру сортировки документов по признаку дальнейшего хранения или направления их на утилизацию необходимо проводить каждый год, поскольку бумажной документации может скопиться так много, что на предприятии просто не останется места для её хранения. Именно поэтому процесс утилизации  бумажных архивов должен быть отработан на пять с плюсом, чтобы скопление уже никому ненужных бумаг не отвлекало сотрудников от основных целей и задач организации. Однако очень часто объемы бумажных архивов настолько велики, что компания не всегда в состоянии самостоятельно осуществить процесс утилизации документов. Именно в этих случаях необходимо обращаться за помощью в специализированные организации, которые не просто составят опись и предоставят акт утилизации, но и безболезненно для Вас вывезут и утилизируют бумажные архивы без нарушения принципа конфиденциальности.

Основные способы утилизации бумажных архивов

Проблема утилизации бумажных архивов – одна из самых актуальных во всем мире на сегодняшний день. Одним из наиболее эффективных методов утилизации бумаги является вторичная переработка. Однако, прежде чем не нужная более документация попадет на переработку, она должна пройти ещё несколько обязательных этапов процесса утилизации.

Архивную документацию компании предварительно  сортируют исходя из принципов важности, конфиденциальности, секретности. Прежде чем тот или иной архивный документ будет передан на утилизацию, необходимо созвать комиссию из нескольких специалистов, которые общим решением подтвержают необходимость утилизации архива с составлением акта и описи списываемых и подлежащих к утилизации бумаг; а также с определением способа уничтожения документации.

На сегодняшний день для утилизации бумажных архивов используется три основных способа:

- Уничтожение архива промышленным шредером. Преимущества такого способа утилизации – не читаемость и очень маленькая вероятность восстановления документа. Перед измельчением осуществляется отделение бумажной документации от папок, файлов, деталей, скрепляющих документы. По завершении процедуры сортировки бумажные документы попадают в промышленный шредер, который рвет бумагу на части, а не измельчает до мелких частей. При этом в станок попадает и прочая макулатура (газеты, журналы и прочее), поэтому выполняется не только измельчение, но и смешивание бумажной массы до состояния однородного образования.

- Уничтожение выездным шредером. В этом случае на указанный адрес подъезжает специальным образом оснащенная машина с установленным внутри неё мощным шредером. После утилизации машина увозит измельченную бумагу для дальнейшей её переработки.

- Утилизация сжиганием. Главным плюсом данного способа утилизации является абсолютная невозможность восстановления документов. Кроме бумажных архивов этим способом можно утилизировать любой материал.

Какой способ необходим каждому конкретному предприятию, каждый заказчик выбирает и определяет сам, исходя их уровня секретности утилизируемых документов.

Преимущества работы с Утилизирующей компанией «Урал»

Если вашему предприятию необходимо избавиться от старых бумажных архивов, то Утилизирующая компания «Урал» в Екатеринбурге и Свердловской области быстро погрузит, вывезет и осуществит процесс утилизации любых бумажных архивов в любых объемах. Наши специалисты за долгое время работы накопили достаточный опыт и знания для выполнения данного вида утилизационных работ в самые сжатые сроки в соответствии со всеми требованиями законодательства по более чем демократичной цене.

Утилизирующая компания «Урал» осуществляет уничтожение архивной документации с обязательным предоставлением акта об утилизации, а сам утилизационный процесс может быть по желанию клиента осуществлен как в его присутствии, так и без него.

Основными преимуществами работы с нами являются:

- комплексность предоставляемых нами услуг, то есть погрузка, транспортировка и уничтожение документов вплоть до 4 класса секретности выполняется нашими силами;

- оперативность;

- конфиденциальность – в течение всего процесса утилизации нами обеспечивается 100%-ая защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа;

- доступная стоимость услуг.

Звоните, и наши специалисты более подробно ответят на все возникшие у Вас вопросы, более подробно сориентируют по способам утилизации и срокам выполнения работ.